井上健語事務所 業務ブログ

Gmailの受信トレイにはメールの一覧が表示され、マウスポインタを合わせると、右端に次の4つのボタンが現れます。 左から「アーカイブ」「削除」「既読にする」「スヌーズ」です。同じ機能はメールの右クリックメニューにも用意されています。ボタンで表示されるだけあって、いずれも使用頻度の高い機能です。各機能は次のとおりです。 ●アーカイブ 重要ではなくなったり、用が済んだりしたものの、とりあえず残しておきたいメールに対して「アーカイブ」を行います。アーカイブすると、そのメールは受信トレイから消えます。ただし削除されるわけではなく、検索の対象にもなります。 なお、アーカイブしたメールは、メインメニューで「すべてのメール」を選択すれば確認できます。検索機能でアーカイブしたメールを検索できそうですが、該当するコマンドはないようです。 ちなみに、ネットで検索すると以下のコマンドでアーカイブしたメールだけ表示できるという記事がいくつかあったので実際に試したところ、必ずしも正しく検索できるとはかぎらないようです。 -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox ●削除 メールを削除します。削除したメールはゴミ箱に移動し、30日後に自動的に削除されます。なお、ゴミ箱のメールは、メインメニューで［ゴミ箱］を選択すると表示されます。削除を取り消すなら、［ゴミ箱］を選択してメールを右クリックし、［受信トレイに移動］を選択してください。 ●既読にする まだ読んでいない未読メールを読んだこと（既読）にします。既読メールの場合はボタンが［未読にする］になり、クリックすると未読メールとなります。 ●スヌーズ メールをもう一度、受信します。クリックすると「明日」や「来週」などの日時を選択するメニューが開き、選択した日時にメールがもう一度届きます。たとえば、1週間後の会議について書かれたメールを受信した場合、そのメールを「明日」でスヌーズすると、そのメールは受信トレイから消え、明日、再び受信されます。 目覚まし時計のスヌーズ機能のように、重要なメールを繰り返し受信して、忘れないようにしたいとき利用してください。 ［スヌーズ］をクリックすると、メールを再受診する日時を指定できる。［日付と時間を選択］を選択すると。日付、時刻を個別に設定できる。

 通常、メールを送信したら取り消しはできません。間違った内容のメールでも、送信する相手が違っていても、一度、［送信］ボタンをクリックしたら、もう取り消しはできないのです。 しかしGmailであれば、最大30秒以内なら取り消すことができます。Gmailを送信すると、送信した直後に左下に次のようなメッセージが表示されます。ここで［元に戻す］をクリックすれば、送信を取り消して、再びメール作成画面に戻すことができるのです。 メールを送信すると、左下にこのようなメッセージが表示されます。［元に戻す］をクリックすると、送信を取り消せます。 ただし、このメッセージが消えてしまうと、もう取り消すことはできません。メールはインターネットに送り出され、相手の手元に確実に届けられます。 なお、取り消せる時間は最大30秒ですが、設定によってはもっと短いかもしれません。もしも30秒よりも短いようなら、次のように設定を変更してください。 ［設定］をクリックしてメニューを開いたら［すべての設定を表示］を選択します。 ［全般］タブの［送信取り消し］で［取り消せる時間］を設定します。選択できるのは「5秒」「10秒」「20秒」「30秒」です。 設定したら画面の一番下で［変更を保存］をクリックします。 メールの誤送信は、いまだに情報漏えいの原因の1つです。このため、送信されたメールをいったんサーバなどにとどめて、キャンセル可能にする製品もあるくらいです。しかしGmailを使っているなら、まずはこの機能を活用するのが先だと思います。もし知らなかったら、ぜひ活用してください。

ライターの仕事では、通常、書いた原稿はメールに添付して送信します。画像が必要なら、画像も含めてZIPファイルにまとめて送ったりもしますが、いずれにしてもメールで送って（納品して）、ようやくホッとできるわけです。 ただし、原稿を送るタイミングはなかなか難しいのです。もちろん締切を守ることは絶対ですが、相手の印象を考えると、やはり締切よりもちょっと早めに送るのがベストだと思います。 ただし、早すぎるのもちょっと問題。相手によっては「早すぎる！ やっつけ仕事じゃないか」「もっと時間をかけて書いてほしい」とか「適当に書いてるんじゃないか」とか……。 というわけで、Gmailの送信予約の出番です。これは、メールの送信日時を指定できる機能です。以前はこの機能がなくて、「Right Inbox for Gmail」という拡張機能をインストールする必要があったのですが、現在はGmailの標準機能になっています。設定方法は次のとおりです。 メール作成画面で宛先や本文などを設定したら、［送信］ボタンの［▲］をクリックし、［送信日時を設定］を選択します。 一覧から送信したい日時をクリックします。一覧にない場合は、［日付と時刻を選択］をクリックします。 ［日付と時刻を選択］をクリックするとこの画面が表示されるので、カレンダーで日付をクリックし、時刻を「9:00」のような形式で直接入力して［送信日時を設定］をクリックします。 左下にこのようなメッセージが表示されます。 これで準備は完了です。メールはGmailのサーバに送られ、待機状態になり、指定した日時になるとサーバから相手に自動的に送信されます。もちろん、 送信する日時にパソコンを起動しておく必要もありません 。 なお、送信予約したメールには「予定」というラベルが付き、左側のメインメニューで「予定」を選択すれば一覧表示できます。ここで選択すれば、送信をキャンセルすることも可能です。 夜中の3時にメールを送ったら「この人、こんな深夜に仕事しているんだ」と思われるでしょう。しかし、翌朝の9:30分に送信予約すれば、よけいな詮索をされなくてすみます。 メールを送る日時も1つの情報です。Gmailの送信予約を使えば、その情報をコントロールできるようになるわけです。使ったことがなければ、ぜひ試してみてください。